Strategiapäivä pois toimistolta – miksi saari toimii paremmin kuin kokoushotelli

Toimistoympäristö on tuttu ja turvallinen, mutta juuri siksi se voi olla strategiapäivän pahin vihollinen. Kun kalenterissa lukee ”offsite-kokous Helsinki”, tarkoittaa se useimmiten siirtymistä kokoushotellin neuvotteluhuoneeseen, joka muistuttaa häiritsevän paljon sitä tilaa, josta juuri lähdettiin. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä saareen siirtyminen käytännössä tekee päivän rakenteelle, miksi merimatka toimii psykologisena rajapyykkinä, millaisia tiloja meillä on eri ryhmäkoille ja työskentelytavoille, miten päivä rakentuu tarjoiluineen ja miten käytännön järjestelyt hoidetaan sujuvasti.

Me Lonnalla olemme järjestäneet saaren tiloissa strategiapäiviä ja kokouksia pienistä johtoryhmistä suuriin seminaareihin. Olemme huomanneet, että ympäristön vaihto ei ole pelkkä mukavuus, vaan se muuttaa konkreettisesti sen, miten ihmiset orientoituvat päivään. Seuraavassa kerromme, miksi näin on ja miten voit suunnitella ryhmällesi onnistuneen päivän saaressa.

Mitä siirtyminen saareen tekee päivän rytmille?

Kun strategiapäivä pidetään toimistossa tai tavallisessa kokoushotellissa, päivän rajat jäävät helposti epäselviksi. Joku vilkuilee sähköpostia tauolla, toinen juoksee nopeasti omalle työpisteelleen, ja fokus hajoaa ennen kuin se on kunnolla syntynyt. Saarella tätä ongelmaa ei ole, koska saari on fyysisesti erillinen tila.

Lonna sijaitsee Helsingin edustalla, noin 1,5 kilometrin päässä mantereelta. Sinne ei kuljeta kävellen eikä ajeta autolla. Kun ryhmä astuu laivaan Kauppatorin Keisarinluodonlaiturilla, arjen häiriötekijät jäävät rantaan. Tämä ei ole metafora, vaan käytännön tosiasia: saarella ei ole läheistä toimistoa, johon poiketa, eikä kaupungin hälinää, joka vetää huomion muualle.

Päivän rytmi muotoutuu selkeäksi, koska saapuminen ja lähteminen ovat konkreettisia tapahtumia. Ryhmä saapuu yhdessä, työskentelee yhdessä ja lähtee yhdessä. Tämä rakenne tukee yhteistä fokusta paremmin kuin avoin toimistopäivä, jossa jokainen tulee ja menee omaan tahtiinsa.

Merimatka tekee rajan arjen ja päivän välille

Kymmenen minuutin vesibussireitti on yksi strategiapäivän aliarvostetuimmista elementeistä. Se on siirtymäriitti, joka tekee näkyväksi sen, että tänään on eri päivä kuin tavallinen työpäivä.

FRS Finlandin reittivesibussi lähtee Kauppatorin Keisarinluodonlaiturilta ja saapuu Lonnaan noin kymmenessä minuutissa. Matka kulkee meren yli, Suomenlinnan suuntaan, ja näkymät avautuvat merelle heti, kun laiva irtoaa laiturista. Ryhmä on samassa tilassa, eikä kukaan aja omalla autollaan perille, ja matka itsessään toimii luontevana lämmittelynä päivän teemoille.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun ryhmä astuu maihin Lonnassa, tunnelma on jo erilainen kuin toimistolla. Ei tarvita erikoisia icebreaker-harjoituksia, koska yhteinen matka on jo avannut keskustelun. Tämä on konkreettinen etu verrattuna kokoushotelliin, johon jokainen saapuu erikseen omista suunnistaan.

Tilat eri työskentelytavoille

Yksi yleisimmistä virheistä offsite-päivän suunnittelussa on olettaa, että koko ryhmä työskentelee koko päivän samassa tilassa, samalla tavalla. Hyvä strategiapäivä vaatii sekä yhteistä plenarytilaa että pienempiä tiloja ryhmätöille ja tauoille. Meillä on tähän useita vaihtoehtoja.

Pienryhmät ja tiiviit kokoukset

Vartiotupa sopii 2–10 hengen ryhmille. Se on saaren vanhin rakennus, saunan vieressä, ja siinä on merinäköala, 55 tuuman LCD-näyttö, fläppitaulu, langaton netti ja muistiinpanovälineet. Tila on käytössä kello 9–17, ja sen hinta on 390 euroa. Johtoryhmän strategiakeskustelulle tai pienelle workshopille tämä on täsmätila.

Keskikokoiset ryhmät

Keltainen talo palvelee 10–40 hengen ryhmiä. Hirsiseinät, puulattia ja kaksi leveää ovea merelle tekevät tilasta ilmavan ja epämuodollisen. Varustukseen kuuluvat videotykki, valkokangas, fläppitaulu ja langaton netti. Tila on vuokrattavissa tuntihinnoittelulla, 150 euroa tunnilta, vähintään kaksi tuntia kerrallaan. Se sopii erityisen hyvin päiviin, joissa halutaan vaihdella työskentelytapoja: välillä esityksiä, välillä ryhmäkeskustelua, välillä taukoa terassilla.

Suuret seminaarit ja koko päivän tilaisuudet

Miinamakasiinit ovat tiloistamme suurimmat. Yhteen makasiiniin mahtuu 40–80 henkilöä kokousasetelmassa, ja yhdistämällä molemmat rakennukset voidaan järjestää seminaari jopa 160 hengelle. Kokousvaraus kello 9–16 maksaa 1 300 euroa, ja koko päivän varaus kello 10–23.30 maksaa 2 750 euroa. Tiloissa on videotykki, valkokangas, langaton netti ja laitteet taustamusiikkia varten. Vanhat kivirakennukset tarjoavat tunnelman, jota kokoushotellilla ei voi jäljitellä.

Kauden 2026 hinnat tarkistetaan alkuvuoden aikana, joten kannattaa pyytää meiltä ajantasainen tarjous varauksen yhteydessä.

Päivän kulku ja tarjoilut

Hyvä strategiapäivä tarvitsee selkeän rakenteen, jossa tauot ja ruokailu on suunniteltu osaksi päivää, ei jälkikäteen lisätty välipala. Meillä kokoustarjoilu on kokonaisuus, joka tukee päivän rytmiä alusta loppuun.

Kokoustarjoilu maksaa 67 euroa per vieras ja sisältää kevyen aamupalan, ruokaisan lounaan ja iltapäiväkahvin. Raaka-aineet ovat kauden mukaisia, ja suosimme luomua ja lähiruokaa, aina tietäen alkuperän. Tarjoilu ei ole hotellibuffet, vaan osa saaren kokonaisuutta.

Päivä voi rakentua esimerkiksi näin: ryhmä saapuu aamupalan äärelle, aloittaa työskentelyn, pitää lounaalla yhteisen tauon ravintolassamme tai tilatussa tarjoilussa, jatkaa iltapäivällä ja päättää päivän iltapäiväkahviin. Jos päivä jatkuu pidempään, Miinamakasiinien koko päivän varaus ulottuu puolenyön yli, ja ravintolastamme voi varata illallisen erikseen. Ravintolassamme on 60 paikkaa, ja yli kymmenen hengen ryhmiä pyydämme ottamaan yhteyttä yhteydenottolomakkeen kautta.

Päivän päätteeksi ryhmä voi halutessaan käydä saunassa. Lonna-saunamme on yleinen sekasauna, joka on avoinna tiistaisin–lauantaisin. Saunaan voi varata useamman paikan samaan vuoroon, mutta sitä ei voi varata kokonaan yksityiseen käyttöön. Saunavuoro maksaa 23 euroa per vieras ja kestää kaksi tuntia.

Käytännön järjestelyt

Saareen siirtyminen kuulostaa toisinaan monimutkaisemmalta kuin se on. Käydään läpi oleelliset käytännön asiat, jotta suunnittelu sujuu vaivattomasti.

Kulkeminen saarelle: FRS Finlandin reittivesibussi liikennöi Kauppatorilta Lonnaan 1.5.–30.9. Aikuisten meno-paluu maksaa 9,90 euroa, ja pelkkä Lonna-lippu maksaa 8,00 euroa. Ryhmäliput voi ostaa laskulla FRS:n verkkokaupasta, ja laskutuslisä on 11 euroa sekä ryhmävarausmaksu 11 euroa. Lisätietoja ryhmälipuista saa FRS Finlandilta arkisin kello 9–15, puhelimitse numerosta +358 10 2023780 tai sähköpostilla osoitteesta myynti@frs-finland.fi.

Tilauskuljetus: Jos haluatte saapua omalla aikataulullanne tai ryhmänne on suuri, taksivene sopii noin 20 hengelle ja maksaa alkaen 300 euroa plus alv 13,5 % tunnilta. Vesibussi sopii jopa 120 hengelle ja maksaa alkaen 600 euroa plus alv 13,5 % tunnilta.

Esteettömyys: Kaikkiin rakennuksiimme on esteetön pääsy, ja esteetön wc löytyy ravintolarakennuksen alakerrasta. Maasto on pääosin helppokulkuista, joskin paikoin epätasaista. Vesibussin miehistö avustaa tarvittaessa.

Kausi: Lonna on avoinna toukokuusta syyskuun loppuun. Tiedusteluja ja varauksia otamme vastaan ympäri vuoden seuraavalle kaudelle, joten yritystilaisuus kannattaa varata hyvissä ajoin kaudelle 2027.