Kesän 2027 yritystapahtuma kannattaa varata talvella – näin suunnittelet ajoissa

Kesäjuhlien ja yritystapahtumien suunnittelu tuntuu usein kaukaiselta asialta talvipakkasilla. Silti juuri talvi on se hetki, jolloin parhaat päätökset tehdään ja parhaat päivät sovitaan. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi kesän 2027 yritystapahtuma kannattaa suunnitella jo nyt, miten aikatauluttaa prosessi kuukausi kerrallaan, mitä budjettiin pitää varautua ja miten kuljetus merelliseen saareen järjestyy kätevästi.

Lonna on pieni saari Helsingin edustalla, vain kymmenen minuutin vesibussimatkan päässä Kauppatorilta. Meillä on tilaa niin pienille kokouksille kuin satojen hengen kesäjuhlille, ja luomme hyviä hetkiä jokaiselle vieraallemme. Tämä opas auttaa sinua suunnittelemaan yritystapahtuman aikataulun, budjetin ja käytännön järjestelyt alusta loppuun.

Miksi kesän päivät sovitaan talvella?

Yritystapahtuman suunnittelun aikataulu lähtee yhdestä yksinkertaisesta totuudesta: mitä aiemmin aloitat, sitä enemmän sinulla on valinnanvaraa. Kesäkauden tilat ja suosituimmat viikonloput ovat haluttuja, ja niistä sovitaan hyvissä ajoin ennen kauden avautumista.

Talvella tehty varaus antaa organisaatiollesi aikaa hoitaa kaikki oheisasiat rauhassa: kutsuvieraslistat, kuljetukset, tarjoilutoiveet ja sisäiset hyväksynnät. Kiireessä tehty suunnittelu johtaa helposti kompromisseihin, joita ei olisi tarvinnut tehdä.

Me otamme tiedusteluja ja varauksia vastaan ympäri vuoden seuraavalle kaudelle, vaikka itse saari on avoinna toukokuusta syyskuun loppuun. Ilmoitamme kauden 2027 avauspäivän talven aikana. Paras hetki ottaa yhteyttä on siis juuri nyt, talvella 2026.

Kuukausi kerrallaan: mitä kannattaa tehdä milloinkin

Hyvä yritystapahtuman suunnittelu etenee vaiheittain. Alla oleva aikataulu on yleinen suunnitteluohje, joka auttaa pitämään langat käsissä.

Talvi (tammikuu–maaliskuu)

• Päätä tapahtuman konsepti: kesäjuhla, tiimipäivä, asiakastilaisuus vai jokin muu.
• Arvioi vierasmäärä ja budjettikehys.
• Tee tilavaraus ja pyydä tarjous.
• Vahvista päivämäärä.

Kevät (huhtikuu–toukokuu)

• Sovi tarjoiluista ja mahdollisista erityisruokavalioista.
• Järjestä ryhmäkuljetus saarelle.
• Lähetä kutsut vieraille.
• Kerää osallistumistiedot.

Kuukautta ennen tapahtumaa

• Vahvista lopullinen vieraslista järjestäjälle.
• Tarkista kuljetusaikataulut ja kokoontumispaikka.
• Varmista erityisjärjestelyt, kuten esteettömyystarpeet.

Tämä rytmi jakaa työn tasaisesti eikä jätä mitään viime hetkelle. Esimerkiksi ryhmäkuljetusten tilaaminen kannattaa tehdä hyvissä ajoin keväällä, sillä vesibussien kapasiteetti on rajallinen.

Mitä budjetissa kannattaa huomioida

Yritystapahtuman budjetointi on helpompaa, kun tiedät etukäteen, mistä kulut muodostuvat. Merellisessä yritystapahtumassa Helsingissä budjetti koostuu tyypillisesti neljästä pääerästä: tilavuokra, tarjoilut, kuljetus ja mahdolliset ohjelmapalvelut.

Tilavuokra ja tarjoilut ovat yleensä suurimmat yksittäiset kuluerät. Kokoustarjoilu kattaa meillä kevyen aamupalan, ruokaisan lounaan ja iltapäiväkahvin kauden raaka-aineista. Hinta on 67 euroa per vieras, ja se sisältää luomua ja lähiruokaa. Huomioithan, että kauden 2027 hinnat tarkastetaan alkuvuoden aikana, joten pyydä aina ajankohtainen tarjous.

Kuljetukset ovat erillinen kuluerä, joka kannattaa laskea mukaan heti alussa. Tilauskuljetuksen hinta vaihtelee kuljetusmuodon mukaan, ja siitä kerromme tarkemmin kuljetusosiossa. Myös ryhmälippujen laskutukseen liittyy pieniä lisämaksuja, jotka on hyvä tietää etukäteen.

Hyvä nyrkkisääntö on pyytää tarjous mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta saat realistisen kokonaiskuvan kuluista ennen sisäisiä hyväksyntöjä.

Tilat ja kapasiteetit Lonnassa

Meillä on useita erilaisiin tarpeisiin sopivia tiloja, joista löytyy sopiva ratkaisu pienestä kokouksesta suureen kesäjuhlaan. Tilat sijaitsevat vanhoissa kivirakenteissa, joissa historia ja moderni vieraanvaraisuus kohtaavat.

• Vartiotupa sopii 2–10 hengen kokouksille. Saaren vanhin rakennus saunan vieressä, merinäköalalla. Varustelu kattaa 55″ LCD-näytön, fläppitaulun ja langattoman netin. Avoinna klo 9–17.
• Keltainen talo on 120 m²:n hirsiseinäinen tila 10–40 henkilölle. Kaksi leveää ovea merelle, videotykki, valkokangas ja langaton netti. Hinta 150 €/h, vähintään 2 tuntia.
• Miinamakasiinit kokouskäytössä sopivat 40–80 henkilölle, ja kahdessa tilassa seminaarikäytössä jopa 160 henkilölle. Avoinna klo 9–16.
• Miinamakasiinit koko päivän käytössä (klo 10–23.30) mahdollistavat sekä päiväohjelman että iltatilaisuuden samassa paikassa.
• Miinamakasiinit juhlakäytössä palvelevat 25–400 vieraan tilaisuuksia. Kaksi vanhaa kivirakenteista makasiinia, välissä osittain katettu 400 m²:n terassi merimaisemin molempiin suuntiin. Sopii niin 25 vieraan rapujuhlista 400 vieraan kesäjuhliin.

Kaikki tilat ovat esteettömästi saavutettavissa, ja esteetön wc löytyy ravintolarakennuksen alakerrasta. Maasto on pääosin helppokulkuista, paikoin epätasaista.

Vieraiden kuljetus saarelle

Kuljetus saarelle on olennainen osa merellisen yritystapahtuman suunnittelua. Lonnaan ei pääse omalla autolla, joten ryhmäkuljetus on järjestettävä etukäteen. Lähtöpaikka on Keisarinluodonlaituri 1 Kauppatorilla, ja matka kestää noin kymmenen minuuttia.

Reittiliikenne

FRS Finlandin reittivesibussi liikennöi Lonnaan 1.5.–30.9. Ryhmäliput voi ostaa laskulla FRS:n verkkokaupasta. Laskutuslisä on 11 euroa ja ryhmävarausmaksu 11 euroa. Alennusryhmien lippu on 4,50 euroa per henkilö.

Tilauskuljetus

Suuremmille ryhmille tai omaan aikatauluun sopivaan kuljetukseen meillä on kaksi vaihtoehtoa:

• Taksivene: noin 20 henkilöä, hinta alkaen 300 € + alv 13,5 % per tunti.
• Vesibussi: 120 paikkaa, hinta alkaen 600 € + alv 13,5 % per tunti.

FRS Finlandin myyntipalvelu palvelee arkisin klo 9–15. Yhteystiedot: puhelin +358 10 2023780, sähköposti myynti@frs-finland.fi. Lemmikit ovat tervetulleita aluksiin, joten koiranomistajatkin voivat osallistua huoletta.

Tiedustelu ja varauksen aloittaminen

Varauksen aloittaminen on helpointa, kun sinulla on jo alustava käsitys vierasmäärästä, toivotusta päivämäärästä ja tapahtuman luonteesta. Näiden tietojen pohjalta pystymme lähettämään sinulle sopivan tarjouksen nopeasti.

Yli 10 henkilön ryhmät voivat ottaa yhteyttä yhteydenottolomakkeella. Alle 10 henkilön ravintolaryhmät voivat tehdä varauksen suoraan varauskalenterista. Emme järjestä tilaisuuksia lokakuun ja huhtikuun välisenä aikana, mutta otamme tiedusteluja vastaan ympäri vuoden seuraavaa kautta varten.

Mitä aikaisemmin otat yhteyttä, sitä enemmän meillä on yhdessä aikaa rakentaa juuri teidän näköisenne tilaisuus. Luomme hyviä hetkiä, ja haluamme tehdä sen myös teidän vieraillenne kesällä 2027.